Jak organizować sobie czas pracując zdalnie?

2 kwietnia 2018

Efektywne wykonywanie zadań

Osoby, które pracują zdalnie często mają problemy z zarządzaniem sobą w czasie. Na szczęście, choć mamy do czynienia ze sporym wyzwaniem, nie oznacza to wcale, że nie jesteśmy w stanie sprostać. Jeśli tylko istnieje taka możliwość warto więc przygotować listę zadań, o których wiemy, że mamy wykonać je danego dnia.

Ustalaj priorytety

Lista ta powinna być podzielona na cztery grupy. W pierwszej niech znajdą się zadania ważne i pilne, w drugiej te, które są mało ważne, ale pilne, w trzeciej – zdania ważne ale niezbyt pilne, a w czwartej – zadania mało ważne i niezbyt pilne. Zadania przynależące do kolejnych grup należy wykonywać w określonej kolejności zaczynając od tych, które w danym dniu są nie tylko ważne, ale również pilne. Te, które są mało ważne, a przy tym nie ma pośpiechu, można zostawić na sam koniec. Nie będzie też problemem, jeśli zajmiemy się nimi dopiero kolejnego dnia.

Korzystaj z grafików zadań

Innym ciekawym rozwiązaniem są grafiki zadań, aby jednak korzystać ze stwarzanych przez nie możliwości konieczne jest oszacowanie, jak wiele czasu będziemy wykonywać poszczególne zadania. Potem konieczne jest ustalenie, w jakich godzinach mają one być realizowane. Jeśli wiemy, że zadanie jest trudne, warto zaplanować jego wykonanie w tych godzinach, w których my sami jesteśmy szczególnie pobudzeni intelektualnie.

Harmonogram pracy

Nie powinno się też zapominać o znaczeniu, jakie mają przerwy w pracy, a także… sprzątanie stanowiska pracy. Grafik powinien też uwzględniać zadania inne niż te, które wiążą się z pracą, choć ich czas musi być określony, jeśli nie chcemy, aby wymknęły się nam spod kontroli. Dzięki nowoczesnej technologii problemem nie jest dziś ustalenie sobie w komputerze lub telefonie powiadomień, które dadzą nam znać, że upłynął już czas przeznaczony na wykonanie konkretnej czynności.

Uwzględnij zasadę 60/40

Pomocne może się też okazać założenie, że zadania zawodowe zaplanowane na dany dzień należy wykonywać tak, aby wypełniły nam jedynie 60 procent czasu. Pozostałe 40 z pewnością się jednak nie zmarnuje, z pewnością bowiem okazuje się, że pojawią się też zadania nieplanowane, takie jednak, z których nie możemy rezygnować. Jeśli więc planujemy wywiązać się z naszych obowiązków w osiem godzin, warto zaplanować dzień tak, aby uporać się z tym, co trzeba zrobić w 5 godzin. Jeśli nie uda nam się skończyć pracy w tym czasie, nie będzie to wcale oznaczało tragedii, zyskamy bowiem trzy dodatkowe godziny.

image

Michał Barczewski

Redakcja zatrudnienionline.pl